Das Protokoll der Jahresversammlungen

steht die Jahresversammlung der Stockwerkgemeinschaften in unserem Terminkalender und uns somit die Vorfreude ins Gesicht geschrieben. Direkt nach den umtriebigen Monaten Januar bis März, in denen wir uns für die meisten Stockwerkgemeinschaften um den Jahresabschluss sorgen, treffen wir uns gemeinsam in grosser Runde, um alles Relevante zu besprechen und abzustimmen. Und damit wir nicht vergessen, was dort gesagt wurde, halten wir die Versammlung und alles, was dort geschieht, in einem Protokoll fest. Ok ok, Satz für Satz schreiben wir dabei nicht mit. Doch wir verfassen auch kein simples Beschlussprotokoll, sondern ein etwas ausführlicheres, in dem wir die wichtigsten Argumente und Gegenargumente ausformulieren. Doch wie läuft so eine Versammlung eigentlich ab und in welcher Reihenfolge halten wir das Geschehene fest?

Ganz oben auf dem Protokoll thront der Briefkopf inklusive der Angabe von Datum und Ort der jeweiligen Versammlung. Darauffolgend kontrollieren wir, wer eigentlich alles anwesend ist. Gäste, Partner, Referenten, Fachpersonen – sämtliche Teilnehmenden der Versammlung werden auf einer Präsenzliste überprüft. Falls jemand eine bevollmächtigte Person als Vertretung zur Versammlung geschickt hat, wird auch dies niedergeschrieben. Von Confimo führt hierbei eine Person aus der Verwaltung durch die Versammlung, und jemand aus dem Team Buchhaltung schreibt das Protokoll. Auch wird einmal die Übersicht der Traktanden durchgegangen.

Nun folgt der Jahresrückblick. Die Aufgaben des vergangenen Jahres werden nochmals durchgegangen. Hier ist auch Raum für Rückmeldungen, der Eigentümerschaft und Gäste können über zukünftige Projekte referieren. Daraufhin wird das Protokoll und der Abschluss des Vorjahres genehmigt. Die Jahresrechnung des Vorjahres wird präsentiert und genehmigt und den Revisoren, Ansprechpartnern und der Verwaltung wird Décharge (Entlastung) erteilt. Es folgen die Wahlen: Die Ansprechpartner und Revisoren werden neu- oder wiedergewählt.

Im nächsten Punkt geht es endlich ans Eingemachte: Anträge, Umbauten, Sanierungen – alles von Relevanz wird jetzt behandelt und besprochen. Eine neue Fassade soll her? Mängel müssen behoben werden? Ein neuer Gärtner wird gesucht? Vieles kann zur Sprache kommen; die Anträge hierzu müssen jedoch rechtzeitig vor der Versammlung eingereicht werden, da über kostenrelevante Punkte nur abgestimmt werden kann, wenn diese ordentlich traktandiert waren. Zudem hat der Verwalter dann auch genügend Zeit, um sich in Ruhe darauf vorzubereiten. Die Abstimmungen laufen je nach Gemeinschaft sehr unterschiedlich ab, jedoch immer nach den Bestimmungen des Reglements. Kopfstimmen, Objektstimmen, qualifiziertes Mehr, Einstimmigkeit – die Details würden einen eigenen Artikel ergeben! Einige Beschlüsse beispielsweise müssen mit qualifiziertem Mehr getroffen werden, für die meisten hingegen reicht das andere Mehr. Bei einer Abstimmung nach Objektstimmen hat jemand mit zwei Objekten automatisch zwei Stimmen, bei einer Abstimmung nach Kopfstimmen jedoch nur eine Stimme.

Als weiterer, sehr wichtiger Punkt wird der Erneuerungsfonds diskutiert. Hierbei wird besprochen, wie hoch die Einlage sein soll. Die Basis hierfür liefert die Empfehlung seitens Confimo. Die Rückstellungen sollten in genügender Höhe erfolgen, Finanzierungsprobleme für die grossen zukünftigen Sanierungen wollen schliesslich vermieden werden.

Sind alle kostenrelevanten Themen besprochen und festgelegt, legen wir mit der Gemeinschaft das Budget für das Folgejahr fest. Dieses wird genehmigt und entsprechend angepasst, falls es zuvor durch Anträge zu Erhöhungen kam.

Zum Abschluss können sich alle Anwesenden noch einmal zu „sonstigen“ Themen melden. Hier kann alles besprochen werden, was den Teilnehmenden relevant erscheint. Abgestimmt wird hierüber jedoch erst zur nächsten Versammlung. Zuallerletzt wird ein Datum sowie der Ort für die nächste ordentliche Jahresversammlung festgelegt. Doch ist es dann bereits geschafft? Definitiv nein – denn die Nachbereitung des Protokolls nimmt noch einige Zeit in Anspruch.

Das Endergebnis? Bis zu vier und mehr Seiten Protokoll. Das fertige Protokoll dient schliesslich als Grundlage für sämtliche Informationen über die jeweilige Stockwerkeigentümergemeinschaft. Alle Teilnehmenden der Versammlung erhalten das fertige Protokoll digital im Format PDF zugesendet. Falls ausnahmsweise Korrekturen gewünscht sind, nehmen wir diese auf Nachfrage bis zum Folgejahr vor.

Und wir bei Confimo können per Suchfunktion noch Jahre später nachschauen, was auf vergangenen Versammlungen bestimmt und gesagt wurde. Das Protokoll bietet somit oftmals eine wichtige rechtliche Basis und wir behalten stets den Überblick.

Ein Beispiel hierzu: Falls in der Vergangenheit über Solarpanels abgestimmt wurde, können wir im Archiv der Protokolle nachforschen, welchen Entscheid und welche Argumente es zu diesem Thema gab. Dies wird besonders dann relevant, wenn das Thema zu einem späteren Zeitpunkt wieder „auf den Tisch“ kommt.

Immer wieder jährlich folgt dann eine neue Versammlung der jeweiligen Stockwerkgemeinschaft – und damit einhergehend auch ein neues Protokoll.  Zusätzlich zu den Jahresversammlungen gibt es auch die ausserordentlichen Versammlungen. Aber hierzu erzählen wir vielleicht einmal an anderer Stelle…